Houd bij het berekenen van het programmabudget rekening met personeelskosten, kosten die betrekking hebben op het implementeren van de verschillende programmaniveaus, evaluatiekosten en vergoedingen voor projectbijeenkomsten. 113 kan een indicatie geven van de benodigde formatie en eventuele materiële kosten voor het opstellen van een begroting. Evalueer regelmatig.
Tips
- Bepaal op basis van de financiële middelen welke preventieniveaus geïmplementeerd gaan worden. Doe dit aan de hand van de concrete delen die gesteld zijn.
- Maak een schatting van de kosten van periodieke projectbijeenkomsten
- Maak een schatting van de reiskosten
- Maak een schatting van mogelijke evaluatiekosten. Denk aan:
- Kosten voor het aanpassen en afdrukken van vragenlijsten
- Kosten voor de evaluatie van media (bijdrage archieven)
- Kosten voor het in kaart brengen van de zelfmoordcijfers
- Mogelijkheden om de kosten te verlagen
- Vrijwilligers, met name mensen die werken voor de partnerorganisatie van het project.
- Bouw relaties op met bedrijven die het project met hun diensten kunnen steunen (bv. materiaal voor een campagne afdrukken of verspreiden).
- Probeer gratis ruimten te vinden voor de bijeenkomsten, mogelijk via een van de partnerorganisaties.
- Zoek aanvullende subsidies.
- Zoek naar potentiële sponsors (geen farmaceutische bedrijven)
- Stel vooraf een begroting op. Maak een schatting van de totale financieringsbehoefte (zie genoemde punten hieronder)
- Maak een schatting van de personeelskosten
- Regionaal kwartiermaker: minimaal 16 uur per week
- Lokale kwartiermakers
- Aangezien het salaris voor de coördinator een opmerkelijke begrotingspost is: probeer samen te werken met een grotere instelling zoals een universiteit of een ziekenhuis, waar ze iemand van het personeel beschikbaar willen stellen voor het project.
- Schat de kosten voor implementatie van de pijler publiekscampagne. Denk aan:
- Productie en verspreiding van noodkaarten
- oprichten of steunen van bestaande zelfhulpgroepen
- Kosten voor het aanpassen, afdrukken en verspreiden van materialen (bv. flyers, posters)
- Kosten voor giveaways
- Productiekosten van ander informatiemateriaal (bv. cd's, dvd's)
- Distributiekosten voor voorlichtingsfilm(s) (in bioscopen, op de tv of de radio)
- Kosten voor de opening en andere openbare evenementen
- Kosten voor het promoten van de campagne en de verspreiding van het campagnemateriaal
- Schat de kosten voor implementatie van de pijler Gatekeeperstraining
- Schat de kosten voor het aanbod voor hoogrisicogroepen
Ervaring
Gea Vogelaar, financieel adviseur bij GGD Zaanstreek Waterland
Een goede administratie voor de besteding subsidiegelden? Wij kennen ruim 50 projecten en die worden allemaal ieder op een eigen kostenplaats geadministreerd. Elk project heeft ook een projectleider of aanspreekpunt; alleen zij zijn bevoegd om kosten op het desbetreffende project goed te keuren. Regelmatig wordt de stand van zaken besproken. Kosten voor personeel worden aan het begin bepaald (begroting) en elke maand geboekt. Mits er afwijkingen zijn op de begroting maar die moeten uiteraard onderbouwd kunnen worden. Het begint dus bij je van te voren realiseren wat je moet bijhouden en hoe je dat het beste kan doen zonder dat het je al te veel moeite kost.
Micha Laven | Projectleider van Zeeland Zonder Zelfmoord
Werken aan een Supranet Community kost geld. Het is dus zaak om te zorgen dat andere partijen financieel bijdragen. Dit zorgt er niet alleen voor dat je meer middelen hebt om wat te kunnen doen, het zorgt ook voor een breed draagvlak bij samenwerkingspartners. In de eerste periode hebben wij succesvol subsidie aangevraagd bij de Provincie Zeeland, de dertien Zeeuwse gemeenten, GGD Zeeland, Emergis en CZ. Ook is er een keer geld geschonken door de Rotary. Karen Keukelaar, consultant 113 Academy en trainer 113 Zelfmoordpreventie, heeft hen een voorlichting gegeven en daarna succesvol geld aangevraagd. Daarnaast is er een aantal partijen geweest die de gatekeeperstraining zelf heeft betaald, waardoor geld overbleef om weer andere dingen te kunnen oppakken. Tot slot is het handig om gebruik te maken van de mogelijkheden van samenwerkingspartners. Zo hebben we de eerste bijeenkomst georganiseerd in een mooie zaal van Emergis. Tevens is een deel van de hapjes en de technische service uit hun koker gekomen. Samenwerkingspartners vanaf het begin betrekken is dus heel belangrijk. Maak het ook hun succes!